Verdeutlichung anhand eines Fallbeispiels: Die Top Logistik setzt auf das E+P-Lagerführungssystem LFS

Egal, ob rot, rosé oder weiß – die Weine werden zunehmend unmittelbar beim Winzer geordert. Doch wie gelangen die wertvollen Getränke zum Kunden? Beispielsweise mit der Transport-Organisations-Partner-Logistik (Top Logistik). Der Logistikdienstleister hat sich auf die Weinlagerung sowie -auslieferung spezialisiert und ist Mittler zwischen dem Winzer und dem Endverbraucher. Genauso hochwertig und unterschiedlich wie die Weine sind auch die Lager- und Auslieferungsanforderungen der Winzer und Weinhandelsgesellschaften an den Weinlogistiker. Um auf die speziellen Ansprüche von Weinliebhabern angemessen reagieren zu können und auch weiterhin noch flexibler auf die veränderten Kundenwünsche einzugehen, hat sich die Top Logistik demnach für eine Restrukturierung der logistischen Prozesse im Zentrallager in Langenlonsheim entschieden. Der Weinlogistiker holte sich diesbezüglich Unterstützung beim Lagerführungsexperten Ehrhardt + Partner (E+P).

In ganz Deutschland sind täglich mehr als 200 Fahrzeuge für die Top Logistik unterwegs und liefern die Weine an die Privatkunden, die Gastronomie und den Fachhandel. Der Weinspezialist stellt jährlich rund 35 Millionen Flaschen zu. Neben etwa 2.000 unterschiedlichen Artikeln an Flaschenware mit einem Lagerbestand von durchschnittlich 10 Millionen Flaschen Wein, Sekt sowie Spirituosen gehören ebenso 700 Geschenk- und Werbeartikel sowie Verpackungsmaterialien zur verwalteten Lagerware. Die Weine werden – gemäß den speziellen Kundenvorgaben – in Kisten, Kartons oder anderen Verpackungsmitteln mit oder ohne Zugabeartikel zusammengestellt und ausgeliefert.

Die Top Logistik gehört zur WIV Wein International AG. Der Mutterkonzern betreibt am Standort Langenlonsheim eine eigene Weinkellerei.  Die Produkte werden unmittelbar nach der Abfüllung von der Top Logistik übernommen und bis zur Auslieferung gelagert. Darüber hinaus verwaltet der Weinlogistiker für die WIV ein Zoll- und Steuerlager für die unversteuerte und unverzollte Zwischenlagerung von Artikeln. Die Top Logistik bietet eine Vielzahl von Value Added Services an – unterschiedliche kundenspezifische Dienstleistungen, die immer höhere Anforderungen an die vorhandene IT-Struktur stellen. Eine effektive prozessoptimierte Abwicklung sowie die Transparenz über die Prozesse konnten mit der bestehenden Softwarelösung nicht mehr marktgerecht gewährleistet werden.

Die Aufgabenstellung

Die Verantwortlichen haben sich dementsprechend für die Ablösung der veralteten Eigenprogrammierung, die bereits seit 15 Jahren im Einsatz war, und für die Installation einer neuen Lagerverwaltungssoftware entschieden. Die neue Lösung sollte nicht nur zur Erhöhung der Produktivität und der Prozesssicherheit führen, sondern ebenso zukunftssicher sowie anpassungsfähig in Bezug auf die neuen Kunden und deren spezielle Ansprüche sein. Wolfgang Emrich, Geschäftsführer der Transport-Organisations-Partner GmbH, führte aus, dass bei einer unflexiblen Lagerverwaltungssoftware das Risiko des Wegfalls von Kunden und Interessenten besteht, da die neuen Anforderungen teilweise nicht realisiert werden können. Die Restrukturierung der IT der Transport-Organisations-Partner GmbH war demgemäß unvermeidlich. Des Weiteren waren die Einführung einer einheitlichen Datenbasis sowie ein übersichtlicher und transparenter Zugriff auf die logistischen Kennzahlen die wesentlichen Ziele bei der Suche nach einem geeigneten Warehouse-Management-System. Außerdem hat die Top Logistik die Einführung der beleglosen Abwicklung sowie die deutliche Reduzierung der umfangreichen Schnittstellen angestrebt.

Lagerprozesse auf dem Prüfstand – die Projektvorbereitung

Bevor die Top Logistik mit der Anbieterauswahl startete, hat der Logistikdienstleister eine ausführliche  Prozessanalyse vorgenommen. Unterstützung holte sich das Unternehmen bei der VuP GmbH aus Ahlen. Prof. Dr. Franz Vallée, Gründer der VuP GmbH und Vorstand des Instituts für Logistik und Facility Management der Fachhochschule Münster, hat zu der Vorgehensweise bei der Top Logistik ausgeführt, dass die VuP GmbH schrittweise vorgegangen ist und zunächst untersucht hat, wie die Top Logistik bislang gearbeitet hat und welche Prozesse sich in den vergangenen Jahren etabliert haben. Nach der Auswertung der Ist-Prozesse konkretisierte der Logistikexperte mit seinem Team gemeinsam mit den Projektverantwortlichen bei der Top Logistik die neuen Soll-Prozesse für das rund 19.000 qm große Logistikzentrum und erstellte einen Anforderungskatalog für die Anbieterauswahl.

“Drum prüfe, wer sich ewig bindet” – die Anbieterauswahl

Mittels der festgelegten Kriterien kamen insgesamt zwölf LVS-Anbieter in einem Datenbankverfahren in die engere Wahl. In der nachfolgenden Feinselektion wurde mithilfe von 800 Detaileigenschaften die Anbieterzahl auf drei beschränkt. Torsten Klöß, Prokurist bei der Transport-Organisations-Partner GmbH führte zu dem Auswahlverfahren aus, dass diesen drei in Frage kommenden Unternehmen ein Lastenheft überreicht worden ist und diese gebeten wurden, für drei wesentliche Prozesse konkrete Lösungskonzepte auszuarbeiten.  Die Firma Ehrhardt + Partner hat dabei mit ihren Vorschlägen und dem Lagerführungssystem LFS überzeugt. Letztendlich waren die große Funktionalität von LFS sowie die gute Zusammenarbeit von Anfang an ebenfalls entscheidend. Das E+P-System garantiert neben der Mehrmandantenfähigkeit auch die für die Top Logistik besonders wichtige Weinbuchführung. Dementsprechend stellt LFS als geprüftes Weinbuchführungssystem für den Flaschenweinbereich zuverlässig eine lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Chargen und Artikel für den Weinlogistiker sicher.

Die Umsetzung des Projektes

Mit der Installation von LFS im Zentrallager in Langenlonsheim hat die Firma E+P die direkte Anbindung an die Kontraktspeditionen und die Lieferanten eingerichtet. Hierbei berücksichtigt das System die verschiedenen Lagerorte wie beispielsweise das Block-, Drive-in-, Regal- und Schmalganglager sowie die unterschiedlichen Lagerarten wie das Kühl-, Zoll- und Vorratslager. Darüber hinaus werden über das integrierte Transportleitsystem die Fahrwege der Stapler im Lager automatisch perfektioniert. LFS ermöglicht bei der Top Logistik die Gesamtverwaltung von etwa 15.000 Artikeln mit einem komplett gepflegten logistischen Artikelstamm. Wolfgang Emrich bekräftigte, dass das Unternehmen hiermit in der Lage ist, bestmöglich und flexibel auf die spezifischen Bedürfnisse und Ansprüche der bestehenden und künftigen Kunden zu reagieren.

Kommissionierung mit LFS

Die Einführung einer beleglosen Kommissionierung und die damit verbundene Abschaffung der papiergebundenen Prozesse hatte für die Top Logistik eine hohe Priorität. Die Firma E+P hatte hierfür ein Komplettpaket, das 15 Talkman des weltweiten Marktführers Vocollect beinhaltete, geliefert. Marco Ehrhardt, geschäftsführender Gesellschafter der Firma Ehrhardt + Partner, hat darlegt, dass LFS über ein integriertes Modul für die Pick-by-Voice-Kommissionierung verfügt. Somit werden alle entscheidenden Daten und Informationen schnell und beleglos in Echtzeit mit dem Host-System ausgetauscht. Die Mitarbeiter von der Top Logistik werden gegenwärtig über die Headsets wegeoptimiert zu den relevanten Lagerplätzen geführt. Aufgrund der Tatsache, dass jeder einzelne Pick-Vorgang in Echtzeit geprüft wird, reduziert sich die Fehlerquote bei der Kommissionierung enorm. Entsprechend hatte der Weinlogistiker die Fehlerquote im ersten Quartal 2009 zum Vergleichsquartal 2008 halbiert. Torsten Klöß stellte zusammenfassend dar, dass die Voice-Kommissionierung von den Mitarbeitern sehr gut angenommen wurde. Demgemäß wird gerade im saisonalen Geschäft von den vereinfachten Prozessen in diesem Bereich profitiert. In Langenlonsheim werden pro Tag 500 Vollpaletten eingelagert sowie 200 Vollpaletten und 300 Mischpaletten ausgelagert. Die Lagermitarbeiter bewerkstelligen ungefähr 3.000 Kommissionierpicks täglich. In der Spitzenzeit im November nehmen diese Werte um rund 100 Prozent im Vergleich zum Jahresdurchschnitt zu. Laut der Meinung von Marco Ehrhardt ist die Top Logistik bei derartig starken saisonalen Schwankungen auf anpassungsfähige Prozesse und ein extrem leistungsfähiges Lagerführungssystem angewiesen.

LFS im Zoll- und Steuerlager

Die Leistungsfähigkeit von LFS wird durch den hohen Grad an Standard-Funktionalitäten verdeutlicht, die bei der Top Logistik zum Einsatz kommen. Die Verwaltung des Zoll- und Steuerlagers ist ein Beispiel hierfür: Diesbezüglich werden seitens der Top Logistik die verzollten und unverzollten sowie versteuerten und unversteuerten Waren in einem Lager deponiert. Torsten Klöß erläuterte hierzu, dass das Exportgeschäft für die Transport-Organisations-Partner GmbH sehr wichtig ist. Jedes Jahr werden mehr als sieben Millionen Flaschen exportiert. Die Transport-Organisations-Partner GmbH bietet ihren Kunden demnach in diesem Bereich auch zoll- und steuerverwaltungsrelevante Dienstleistungen an, die vom Lagerführungssystem umfassend realisiert werden müssen. Hierzu gehört beispielsweise, dass die Daten im System getrennt geführt werden. LFS deckt diese Anforderung im Standard vollumfänglich ab und protokolliert automatisch sämtliche relevante Prozesse. Wenn die Ware im Zoll- und Steuerlager kommissioniert wird, belegt LFS sodann jeden einzelnen Vorgang und stößt die automatische Weiterverarbeitung der damit verbundenen Steuer- und zollbezogenen Prozesse in der angeknüpften Zollsoftware an. Marco Erhardt erläutert die Anforderung an LFS damit, dass die Top Logistik für dieses Lager die Ein- und Auslagerung für jeden einzelnen Artikel vollumfänglich dokumentieren muss.

Specials im Lager – Lagerung von Fremdware

Die Top Logistik deponiert in Langenlonsheim auch Waren von Fremdeigentümern. Diese werden demzufolge auch als Fremdkunden im System aufgeführt. LFS führt in den Stammdaten den Eigentümer permanent mit und protokolliert täglich sämtliche Warenbestände und -bewegungen. Die Auswertung dieser Daten dient für die Top Logistik als Grundlage für die Rechnungslegung des Lagertagegeldes. Eine weitere Dienstleistung im Fremdgeschäft ist das Cross Docking. Vorliegend übernimmt die Top Logistik lediglich die Auslieferung, allerdings nicht die Aufbewahrung und die Kommissionierung der Waren.

Specials im Lager – Anbindung der Eigenfüllung

Die zur WIV Wein International AG gehörende Kellerei am Standort Langenlonsheim wurde entsprechend der Aufgabenstellung direkt angebunden. Diesbezüglich hat die Firma E+P eine Schnittstelle zur Etikettiersoftware Logopak eingerichtet. LFS übermittelt die für den Labeldruck entscheidenden Daten an Logopak. Nach der Fertigstellung der Etiketten wird die Ausführung an das Lagerführungssystem zurückgemeldet, sodass die logistische Weiterverarbeitung der abgefüllten Weine im Lager erfolgen kann.

Specials im Lager – Warenausgang neu organisiert und strukturiert

Die Fehlverladungen im Warenausgang gehören seit der Inbetriebnahme von LFS der Vergangenheit an – dies ist das Resultat einer umfassenden Restrukturierung dieses Bereiches. Um die Abholung durch unterschiedliche Speditionen Erfolg versprechend und fehlerfrei zu arrangieren, werden die Waren gegenwärtig dienstleisterspezifisch bereitgestellt. Wenn es in der Vergangenheit mitunter zu Fehlverladungen gekommen ist, so müssen die Mitarbeiter gegenwärtig vor der Verladung die Ware mit dem Ausgangstor synchronisieren. Jedes Tor ist diesbezüglich mit einem eigenen Barcode ausgestattet, der vor der Bestückung erfasst werden muss. Torsten Klöß erläuterte diesbezüglich, dass die Transport-Organisations-Partner GmbH auf diese Weise zusätzlich einen umfassenden Überblick hat, welche Ware auf welchen LKW verladen wurde und kann dies bei Reklamationen oder Beschwerden entsprechend auch nachweisen.
Info: www.ehrhardt-partner.com