Der Online-Händler ist wie jeder Gewerbetreibende ebenfalls kraft Gesetzes dazu verpflichtet, eine ordnungsgemäße Buchführung vorzunehmen. Hierbei handelt es sich um die strukturierte Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorgänge anhand von Belegen, wie beispielsweise Rechnungen oder Kontoauszügen.

Demnach verfolgt die Buchführung grundsätzlich zwei Ziele: Das erste Ziel ist die Buchführung „nach außen“: Der Online-Händler ist wie jeder Unternehmer dazu verpflichtet, Dritte (z. B. das Finanzamt, die Bank oder weitere Kapitalgeber) über die wirtschaftliche Situation des Unternehmens und insbesondere aufgetretene Gewinne oder Verluste zu informieren. Im HGB ist diesbezüglich die Struktur des Jahresabschlusses in Form einer Bilanz sowie einer Gewinn- und Verlustrechnung vorgegeben. Das zweite Ziel ist die Buchführung „nach innen“: Die Buchführung dient dem Online-Händler jedoch ebenso als innerbetriebliches Instrument, mit dem man die Kosten und die Erlöse im Blick behält, die Preise kalkuliert, Statistiken führt, Inventuren durchführt und mehr.

Darüber hinaus ist es für jedes Unternehmen, welches Gewinn erwirtschaften will, ausschlaggebend, seine wirtschaftliche Entwicklung jederzeit im Blick zu behalten. Ohne diese Art der Betrachtung werden jedoch sämtliche Kosten-Nutzen-Entscheidungen im Großen und Ganzen instinktiv getroffen.

Am Anfang befindet sich häufig die Einnahmenüberschussrechnung

Die Online-Händler starten oftmals als Kleingewerbetreibende mit überschaubarem Umsatz. Sie dürfen ihren Jahresabschluss oder ihre Steuererklärung – vergleichbar mit den Privatpersonen – in Form einer vereinfachten Buchführung als Einnahmenüberschussrechnung durchführen. Eine Einnahmen-überschussrechnung kann man sich grundsätzlich wie einen klassischen Bankkontoauszug vorstellen. Es werden Einzahlungen und Auszahlungen erfasst, sodass am Ende der Aufstellung eine Summe gebildet werden kann.

Wenn die doppelte Buchführung zur Pflicht wird

Relativ schnell ist jedoch der Punkt erreicht, an dem auch die Online-Händler verpflichtet sind, nach der für die Kaufleute gesetzlich vorgeschriebenen Methode der doppelten Buchführung gemäß § 238 Abs. 1 HGB vorzugehen.

Die Verpflichtung kann einerseits durch die Rechtsform entstehen. Die OHG, die KG, die GmbH, die AG und die KGaA sind kraft ihrer Rechtsform Kaufleute gemäß § 6 HGB. Andererseits kann ebenso für die Gewerbetreibenden, die keine Kaufleute sind, eine Buchführungspflicht entstehen. Eine sogenannte derivative Buchführungspflicht gemäß § 141 der Abgabenordnung leitet sich aus dem Steuerrecht ab. Die öffentliche Hand benötigt die Buchführung, um auf deren Grundlage die Steuern für das Unternehmen festsetzen zu können.

Wie der Name schon sagt, handelt es sich bei  der doppelten Buchführung um eine Buchführungstechnik, bei der jeder Geschäftsvorgang doppelt gebucht wird. Jeder Geschäftsvorgang wird hierbei einmal im sogenannten Hauptbuch erfasst, aus dessen Kontenzusammensetzung die sachliche Zuordnung von Kosten und Erlösen (z. B. auf einem Sachkonto namens „Umsatzerlöse mit deutschen Kunden“) vorgenommen wird. Zugleich wird dieser Geschäftsvorgang auch im sogenannten Journal als chronologische Aneinanderreihung sämtlicher Geschäftsvorgänge mit Kunden oder Lieferanten dargestellt.

Vorteilhaftere Analyse und Darstellung

Gewerbetreibende, jedoch auch externe Interessierte, haben somit die Möglichkeit, sich besser über den Status des Unternehmens zu informieren als mit der einfachen Einnahmenüberschussrechnung. Demnach können beispielsweise die gegenwärtige Vermögenslage eines Unternehmens (in Form der Bilanz als Zeitpunktbetrachtung zum Stichtag X) oder die aufgetretenen Aufwendungen und Erträge (in Form der Gewinn- und Verlustrechnung als Zeitraumbetrachtung z. B. ein Jahr) dargestellt und analysiert werden.

Jahresabschluss als Grundlage für die Besteuerung

Auf der Basis der derartig dokumentierten Geschäftsvorgänge ist der Online-Händler, wie jeder Gewerbetreibende, am Ende des Jahres verpflichtet, eine Inventur durchzuführen und einen Jahresabschluss zu erstellen. Der in der erstellten Steuerbilanz abschließend ausgewiesene Gewinn (oder Verlust) dient hierbei nicht zuletzt als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der Unternehmung bzw. des Unternehmers selbst.

Die Buchführung im eigenen Haus bietet enorme Vorteile

Zahlreiche Kleingewerbetreibende haben diese vermeintlich unangenehme Tätigkeit an einen Dienst-leister, wie beispielsweise ein Steuerbüro, ausgelagert. Somit entledigt sich der Gewerbetreibende zwar möglicherweise der unangenehmen Tätigkeit – er gibt jedoch zugleich womöglich unternehmens-steuerungsrelevante Informationen aus der Hand, die sodann nicht mehr für die Führung des Unternehmens genutzt werden können. Es stellt sich demnach die Frage, ob es nicht besser ist, die Buchführung zurück ins Haus zu holen, nicht zuletzt um der oben dargestellten Buchführung „nach innen“ optimal nachkommen zu können.

Das System der doppelten Buchführung ist dabei natürlicher komplizierter als eine einfache Gliederung sämtlicher Einnahmen und Ausgaben in einer Tabelle. Mittels der heutzutage üblichen IT-Unterstützung lässt sich diesen Herausforderungen jedoch verhältnismäßig einfach begegnen. Diese Programme sind stark automatisiert und ermöglichen die doppelte Buchführung, d. h. das gleichzeitige Bebuchen von zwei oder teilweise auch mehr Konten innerhalb ein und desselben Buchungsvorgangs.

Der Wert einer professionellen Buchhaltung

Hat der Online-Händler einen kontinuierlichen Zugriff auf seine Buchführungsdaten, so werden dadurch die Möglichkeiten, seine Geschäftsvorgänge abzuwickeln und dauerhaft zu überblicken, enorm erleichtert:

– Ständige Übersicht über die gegenwärtige Vermögens- sowie Ertragslage („Wie steht es um mein Geschäft?“);
– Auswertungsmöglichkeiten: welche Arten von Umsätzen und in welcher Höhe treten auf („Wo lohnt es sich das Geschäft auszuweiten?“);
– Automatisierung des Forderungsmanagements (den Zahlungsverzug automatisch anmahnen);
– Verwaltung von Retouren – Stornieren von Rechnungen;
– Automatische Buchung von Bankumsätzen;
– Nutzung von Abfragetools zur Erstellung von Statistiken, Übersichten etc.